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Quel outil choisir pour élaborer le Document Unique ?

 

Quel outil choisir pour élaborer le

Document Unique - DUERP ?

Date de rédaction de l'article : 24.09.2020 - Artess Conseil

Rendu obligatoire avec le décret du 5 novembre 2001 dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) est encore aujourd’hui très peu utilisé de manière opérationnelle dans les entreprises.

L’outil utilisé pour élaborer le DUERP joue très souvent un rôle crucial dans le caractère opérationnel de l’évaluation des risques au sein de la structure.

Nous avons construit cet article en se basant au préalable sur les résultats d’un sondage proposé à notre réseau (préventeurs, RH, membres des IRP…) du 16 au 23 septembre 2020 via le réseau social professionnel LinkedIn. Ce sondage nous a ainsi permis d’identifier les outils qui sont priorisés pour élaborer le DUERP.

Voici les résultats de ce sondage :

*Outil gratuit Excel/Word – 53%

*Outil personnalisé Excel/Word – 33%

*Solution en ligne gratuite – 0%

*Solution en ligne payante – 13%

Nous allons aborder dans cet article les avantages et inconvénients de chacun de ces 4 outils.

Outil gratuit Excel/Word

De nombreux outils gratuits sous format Excel ou Word sont téléchargeables sur internet. C’est l’un des outils le plus utilisé en entreprise et particulièrement pour les TPE et les PME.

*Outil pouvant être utilisé par toutes les structures (structures disposant des logiciels excel et word pour la majorité) et plus particulièrement les TPE

*Outil facile à prendre en main pour lancer la démarche de prévention

*Outil destiné essentiellement à des TPE sans risques « spécifiques »

*Outil pouvant présenter des erreurs en cas de modification par l’utilisateur

*Outil générique à tous les secteurs d’activité

*Outil pouvant nécessiter une mise à jour afin d’inclure les modifications réglementaires

Outil personnalisé Excel/Word

L’outil personnalisé Excel/Word offre d’autres possibilités que l’outil gratuit Excel/Word. Développé en interne très majoritairement par le préventeur ou la personne chargée des domaines HSE, cet outil peut également être acheté auprès de sociétés de conseil.

C’est pour ce choix que nous avons opté chez Artess Conseil. Nous utilisons en effet ce type d’outil lors de nos interventions de conseil, ce qui permet aux structures que nous accompagnons de s’approprier très facilement le contenu et le fonctionnement de l’outil (connaissance très souvent en amont d’Excel ou Word).

*Outil pouvant être utilisé par toutes les structures (structures disposant des logiciels excel et word pour la majorité) et plus particulièrement les TPE et PME

*Outil facile à prendre en main pour lancer la démarche de prévention et la développer

*Outil pouvant s’adapter aux problématiques de la structure et notamment aux risques « spécifiques »

*Outil pouvant présenter des erreurs en cas de modification par l’utilisateur

*Outil pouvant nécessiter une mise à jour afin d’inclure les modifications réglementaires

Solution en ligne gratuite

Diverses solutions en ligne gratuites sont proposées et particulièrement pour les petites structures. C’est le cas notamment de la solution en ligne OiRA proposée par l’INRS. Cet outil est élaboré en associant des organismes de prévention (INRS, CARSAT…) et des acteurs du métier concerné (organisations professionnelles…).

 

Généralement, les contenus sont issus et adaptés de guides papiers existants. Cela permet à l’utilisateur d’utiliser soit la version papier, soit la version informatique, soit les deux conjointement. Les applications numériques sont régulièrement actualisées.

*Outil opérationnel pour les petites structures

*Outil mis à jour régulièrement

*Outil consultable en ligne (pas de stockage en interne)

*Outil non disponible pour tous les secteurs d’activité

*Outil peu personnalisable

*Outil nécessitant un temps de prise en main

Solution en ligne payante

Afin d’apporter une réponse plus complète à l’ensemble des structures et notamment les plus importantes, des solutions en ligne payantes ont vu le jour.

 

Ces outils proposent très généralement une offre large en gestion des évènements au sein de la structure (DUERP, suivi des formations, suivi des accidents du travail…).

*Outil opérationnel essentiellement pour les structures importantes (+250 salariés)

*Outil mis à jour régulièrement

*Outil consultable en ligne (pas de stockage en interne)

*Outil personnalisable mais pouvant nécessiter un investissement non négligeable

*Outil nécessitant un temps de prise en main pouvant être long en fonction de l’offre proposée

A retenir

Plus qu’une formalité, le DUERP est un réel outil de prévention, qui cartographie les risques en termes de santé, sécurité et hygiène des salariés de l’entreprise. Il est le point de départ de tout plan d’action opérationnel au sein d’une structure.

Le marché propose aujourd’hui des offres d’outils numériques très variés pour élaborer le DUERP des structures. Chacun de ces outils présente des avantages et des inconvénients. La taille de la structure, l’avancée de la démarche de prévention ou encore l’investissement pouvant être réalisé constitueront autant d’éléments à prendre en compte avant de choisir l'outil à utiliser.

Ces outils ne devront toutefois pas guider à eux seuls la démarche de prévention d’une structure. Ils ne constitueront en effet qu’un moyen d’animer cette démarche et permettront de la partager facilement à l’ensemble des collaborateurs de la structure. Ces outils ne se substitueront pas à une veille réglementaire et un suivi opérationnel au quotidien des actions à mener.

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